پرویز آقا بیگی کارشناس مسئول اسناد و مدارک دانشگاه
مقدمه
ازدیدگاه اداری سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده اعم از نوشتاری،دیداری وشنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی وحقوقی ایجادشده و دارای ارزش نگهداری است.درسازمانها اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که سازمانهای به وجود آورنده را ناگزیر از مسئولیت پذیری وپاسخگویی می کنند وبه عنوان مدرک در مراحل قانونی مورد توجه واستفاده قرار میگیرند. اطمینان از این موضوع که اسناد به طرزی موثر وبا صرفه اقتصادی در زمان فعالیت دستگاههای دولتی مدیریت شوند حائز اهمیت است خواه این اسناد دز شکل سنتی ویا بصورت الکترونیکی نگهداری شوند. باتوجه به اینکه امروزه مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصتها ومقابله با تهدیدها ومدیریت دستگاههای دولتی وجود اطلاعات صحیح وبه هنگام است،طبقه بندی وپردازش صحیح اطلاعات جمع آوری شده یکی از ضروریات مدیریت هر سازمان است. تصمیمات فعالیتها واقدامات انجام شده که بصورت اسناد نگهداری میشوند حاوی اطلاعات وتجربیات گرانبهایی بوده وابزار مهم مدیریت وتهییه برنامه ها وتصمیم گیریهای اداری محسوب می شوند. بنابراین مدیریت اسناد موجب می شود اطلاعات صحیح ، به روز ،طبقه بندی شده ومناسب جهت انجام فعالیتها وتصمیم گیریها ودفاع از حقوق سازمان در اختیار کارکنان ومدیران مربوطه قرار گیرد.همچنین مدیریت اسناد چارچوبی را برای تولید ،استفاده ،نگهداری وامحاءاسناد ارائه میدهد وبه سازمان این اطمینان را میدهد که اطلاعات ثبت شده در مراحل چرخه عمرسند به شیوه ای اقتصادی وکارآمد مدیریت میشوند وبسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی را مرتفع کرده از اتلاف وقت وبودجه جلوگیری ومشکلات درخصوص نگهداری اسناد ومدارک به حداقل میرسد. معرفی واحد:
براساس تشکیلات جدید وزارت بهداشت درمان وآموزش پزشکی ونیاز دانشگاهها به ارزشیابی ومدیریت اسناد ، واحد اسناد دانشگاه در زیر مجموعه حوزه ریاست دانشگاه در محل ساختمان شماره ۲ تشکیل وبا بهره گیری از تجربیات و نظرات کارشناسان اسناد وزارت متبوع وسازمان اسناد وکتابخانه ملی وکارشناسان صاحب نظر در دانشگاه بر اساس دستورالعملهای ابلاغ شده فرایند مدیریت اسناد را پیگیری می نماید. اهم شرح وظایف واحد اسناد:
۱-پایش وارزیابی بایگانی ها در واحدهای تابعه ۲-پیگیری ونظارت بر اجرای دستورالعملهای ابلاغ شده ۳-شناسایی وارزیابی بایگانیهای راکد ۴-اطلاع رسانی به مدیران واحدهایی که دارای بایگانی راکد میباشند ۵-نظارت برحسن انجام طبقه بندی موضوعی اسنادامحائی ۶-نظارت بر انجام کلیه مراحل مربوط به امحاء اسناد ۷-حفظ وارتقاءدانش خود در زمینه آئین نامه ها ودستورالعملها وارتباط مستمر با رابطین اسناد مراکز تحت پوشش دراجرای دستورالعملهای ابلاغی فرایندها :
مهار تورم، رشد تولید